とある中間管理職（アラフィフおっさん）の超便利「Google Keepで、DX化の波にのれ！！」

私、最近ってことでもないですが、ちょいちょい物の名前とかがすぐに言葉として出てこないなってことがあります...老いなのかただ頭を使ってなくてボケてきているのか...ショックを隠し切れません。

そこで、空き時間と言いますか隙間時間に、ちょいちょいスマホで脳トレゲームしています。
意味があるのかはまったく不明です...ただ一ついえるのはゲームってば面白いなってことですかね♪

人間の頭は鍛えれば鍛えるほど活性化して、物覚えも思考力もぐんぐん上がっていくはずだと言われていますので、いつから鍛えても遅くはないと思いますが、
世の中は、既に頭が良い人達のおかげで、どんどん便利になっております。
まずは、その便利さの恩恵を受けてみましょう。
物覚えを放棄するわけではありませんが、私の出来の悪い頭を、科学の力によってサポートしてもらいます。

本日は「Google Keep」を中間管理職の業務に効果的に活用する方法について、いくつかのアイデアをご紹介してみたいと思います！？
そして、DX（デジタルトランスフォーメーション）の波に乗り、業務を効率的に進めるために、以下のポイントを考慮してみてください。

予め言っておきますが「Google Keep」だけでは、DX（デジタルトランスフォーメーション）の波に乗ったとは言えません...これは切っ掛けといいますか...あくまで入り口に過ぎません。
でも、安心してください！？
何事もそうなのですが、まずは興味を持つ、触れてみる、知らべてみる、これで何かできないかなぁって考える、このステップが大事かと思います。
まずは、どんどん取り入れてみましょう。

とある中間管理職（アラフィフおっさん）の超便利「Google Keepで、DX化の波にのれ！！」
１．スマホとＰＣで連携（同期）可能ですので、まずはそれぞれ設定しましょう。
２．「Google Keep」の機能について、手軽で便利なメモ機能＋その他の強力なサポート機能が揃っております。
３．それでは早速「Google Keep」を使っていきましょう！

１．スマホとＰＣで連携（同期）可能ですので、まずはそれぞれ設定しましょう。

１-１最初に「Google アカウント」は作っておいてくださいね！

　Googleが提供していいるウェブ上のサービスなので、どかからでもサービスにアクセス可能です。
　セキュリティについてはGoogleを信頼するしかないですが、現状は最強のセキュリティのもと運営されているだろうと思います。

１-２スマホの場合は専用アプリがありますので、ダウンロードしてください。

　　
　軽いアプリなので、簡単に起動します♪

１-３ＰＣの準備（私,Windowsを利用しています）

　マックでも基本的に同様の作業でデスクトップにショートカットを表示させて、あたかもアプリとして存在しているかのように利用できるように設定できます。

　※Webサイトのショートカット作成なので「Google Keep」に限らずどんなサイトでも作成可能だよ！

Google keepのサイトを立ち上げます（ウェブブラウザ=Google Cromeで説明しています）。

①右上の縦に３つの点（Google Cromeの設定）→ ②その他のツール → ③ショートカット作成と進みます。
名前を決めて（そのままでＯＫでしょう）作成をクリック → ④デスクトップにショートカットができあがります。
あとは、それぞれのＯＳであったり自分の好みの箇所に配置して完了です。

２．「Google Keep」の機能について、手軽で便利なメモ機能＋その他の強力なサポート機能が揃っております。

　２-１メモ機能
　２-２リマインダー機能
　２-３ラベル機能
　２-４チェックボックス機能
　２-５共同編集機能

２-１．メモ、シンプルに打ち込みメモ＋画像追加＋手書きも可能、さらにヴォイスメッセージも残せます。

　便利な機能の１つに画像内の文字（手書きも可能）をTEXTとして書き出してくれる機能が何気に便利です（判読可能の状態によります）。

２-２．リマインダー、日時 or 場所（←私はこの「場所」設定は微妙だと思っています）

　以前は「Google カレンダー」とも連携していたのですが...2023年11月時点では連携していません。
　※「Zapier」のような異なるアプリケーション同士を連携させるサービスを介すれば、複雑なプログラムと分からなくても割と簡単に連携させることできますよ。

２-３．ラベル、仕分けおよび検索の際に便利です。

　ラベルとは別にメモ毎に色付けて見た目を分けるのもできますよ。
　重要度で分けても良いし、人やジャンルで分けても良いかもしれませんね。

２-４．チェックボックス表示

　Todoリストとして活用しても良いし、買い物メモにも便利かな！？

２-５．共同編集、複数人との情報共有を行い編集も可能になるという機能です。

　一般の場合は200名までで、Workspaceに加入している場合は500名まで共有可能みたいです。

３．それでは早速「Google Keep」を使っていきましょう！

プロジェクト管理

　進捗状況確認やアイデア出力先の補助ツールとして使用できます。
　手軽にメモを立ち上げれますので、スマホからのアクセスはとても便利です。
　とりあえず、思いついたことをどんどん詰め込んでおいて、あとで整理するなり、アイデアをブラッシュアップするなりするのに重宝いたします。
　本格的に整理したり、共有ファイルなりは、他にも「グループウェア *1」など便利なサービスやソフトがありますので、そちらの利用も視野にいれていただければと思います。

リマインダーの活用

　スケジュール帳（私は「Google カレンダー」を活用中）にてメインの予定は記入していますが、急遽入ってきた予定はとりあえずメモがてらリマインダーで時間をセットして利用しています。
　※以前までは「Google カレンダー」と連携できていて便利だったんだけど「ToDoリスト」のみの連携になってしまいました...残念（2023年11月時点）
　ちなみに「Zapier」のような異なるアプリケーション同士を連携させるサービスを介せば「Googleカレンダー」と他のツールを割と簡単に連携させることができて、作業の自動化が可能になりますよ。
　設定等は「CHAT-GPT」を利用しても良いだろうしググっても丁寧に説明してくれているサイトが見つかります。

共有とコラボレーション

　プロジェクトメンバーやチームと「Google Keep」のメモを共有し、リアルタイムで情報を更新しあうことができます。
　写真や画像に、文字や丸を追記出来ますので、簡単な情報交換や手直しの要望などにも役立ちます。

私の使用方法では、私の脳みその性能が著しく悪くなってきています（パソコンで例えると、ファイルの内容が勝手に変わっていたり、ファイルそのものが消去されたり、壊れてるといった状況）ので、ポンコツのハードディスク（私の脳みそ）の替わりです。

「Google Keep」単体でもラベルでの仕分けや好きな色を付けて見た目で分けることもできますし、共有機能を使って仕事を投げ渡すこともできます。

要するにどういうふうに活用するかってこと次第で、随分といろいろなことができるツールではあります。
個人のＴｏｄｏを管理するでも良いし、他のソフトと連携していけば管理用ツールの一翼を担う事も十分可能だと思います。

例えばですよ。小規模の場合であれば「Googleアカウント作成」した状態で利用できるサービスだけでも十分にいろいろなことができるんじゃないかなって思っています。
エクセルで管理しているものはスプレッドシートに置き換えれます（一部、関数に関しては異なるので使えない関数があります）。
「Google Chat（無料版）」と「Google カレンダー」を組み合わせて、ネット上（クラウドサービス）にファイルの保存先を用意しておけば、チームでの連携した作業もこなせます。
さらに物理的に手元にデータ類を置いておく形で事務所内のネットワークにＮＡＳサーバーを設置しておけば、定期的にバックアップしたり、原本となる資料やデータの管理もできます。

「Google Keep」ですが、無料で利用できるうえに、めちゃめちゃハイスペックです。
もちろん、もっと便利なアプリやサービスはありますよ...。
まずは、「Google Keep」を切っ掛けにして、さらなるＤＸ化を進めていくって感じでも良いんじゃないでしょうか！？

「Google Keep」がどうこうではなく、いろいろと試してみて取り入れを検討するっていうプロセスの中で、いろいろ学びがあります。

「明るく、元気で、前向き（ポジティブ）で、頑張っていきましょう♪」

合わせて下記の記事も読んでいただけると嬉しいです。

nekoandosake.hatenablog.com

次回（もしくはきっといつか）予告：

とある中間管理職（アラフィフおっさん）の脳みそを活性化させよう「脳トレアプリってば楽しい♪」

nekoandosake.hatenablog.com